14 conseils pour communiquer efficacement sur votre événement virtuel ?

Juin 2, 2021 | Événement virtuel

Pour que votre événement virtuel soit un succès, il y a deux aspects essentiels sur lesquels vous devez être intraitable : le savoir-faire et le faire savoir. C’est une constante : une bonne communication est primordiale. Qu’est-ce qu’une communication pour un événement virtuel ? Suivez le guide, on vous dit tout !

Avant l’événement

« Avant toute autre chose, la préparation est la clé du succès » disait Graham Bell. Et si l’inventeur du téléphone avait bien préparé son coup, tâchez de faire de même : si votre événement est magnifique, très bien conçu, passionnant…mais que personne n’en a jamais entendu parler, c’est l’échec assuré !

D’où l’importance de ne pas s’y prendre trop tard, d’établir un planning et ne pas oublier les six fondamentaux d’une bonne communication en amont d’un événement virtuel.

1. Créer une landing page

Pour vous, l’objectif de cette landing page est de promouvoir l’événement en en présentant le contenu et les intervenants.

À vous de choisir, selon différents facteurs (nature de l’événement, budget, type de public…) la zone d’atterrissage idoine. Voici à titre d’exemples une liste non exhaustive de landing pages possibles :

  • Une page de votre site (nous en reparlerons)
  • Une page sur un site événementiel
  • Une page d’événement créée par un service en ligne

Maintenant que vous avez le contenant, passons au contenu. Sur cette landing page, que mettez-vous ? Vous présentez votre événement en répondant aux questions QQOQCCP :

  • Qui organise l’événement ?
  • Que va-t-il s’y passer ?
  • a-t-il lieu, sur quel site ?
  • Quand a-t-il lieu ?
  • Comment peut-on y participer ?
  • Combien ça coûte d’y participer ?
  • Pourquoi a-t-il lieu ?

2. Réaliser un emailing

La landing page est prête, il faut à présent que des internautes aillent y atterrir. Pour ce faire, il existe plusieurs techniques de promotion.

La première est de réaliser un mailing efficace, parce que ciblé. Les envois d’invitations à des bases de contacts que l’on loue (parfois très cher) ne sont guère efficaces et finissent bien souvent au mieux dans la corbeille au pire dans les spams. Pour éviter cette déperdition coûteuse, visez juste : plutôt que d’essaimer à tout vent, informez vos cibles, vos clients et vos prospects.

Et plutôt que de les informer en un seul mail, long et donc peu attractif, créez un effet sériel en utilisant la méthode AIDA. Cette méthode consiste à envoyer un ou plusieurs mails qui suscitent successivement :

  • L’attention
  • L’intérêt
  • Le désir
  • L’action

3. Créer du contenu sur votre site

N’oubliez jamais que votre événement est un produit que vous devez promouvoir et que votre site internet est votre vitrine. Rien de plus normal, donc, que de réserver une place privilégiée à cet événement sur votre site.

Une place… ou plutôt des places, multiples et variées. On l’a vu, la landing page peut être sur votre site, mais que vous ayez ou pas fait ce choix, vous pouvez aussi créer des articles avec des interviews des intervenants, annoncer les problématiques abordées durant l’événement, et ce en utilisant diverses formes (écrits, photos, vidéos…).

Cette stratégie sera d’autant plus efficace que vous veillerez à l’accélérer à l’approche de l’événement, en réalisant et diffusant sur divers supports de communication, par exemple, un ou plusieurs teasers.

4. Communiquer sur les réseaux sociaux

Communiquer efficacement sur un événement virtuel sans être présent sur les réseaux sociaux, c’est comme construire une cathédrale en refusant d’utiliser le moindre outil : vous pouvez essayer, mais si vous réussissez vous serez l’exception.

Attention cependant à ne pas se mélanger les outils. Voici une liste des médias sociaux à utiliser selon la nature de votre événement :

  • Facebook ou Instagram pour un événement B2C
  • Linkedin pour un événement B2B
  • Instagram si l’événement est autour de la création
  • Twitter pour tout type d’événement

Cette communication digitale peut, selon votre envie ou les moyens que vous souhaitez y allouer, être paid et/ou organique.

5. Faire appel à votre réseau de partenaires

Communiquer, c’est bien. Être nombreux à le faire, c’est mieux.

N’hésitez jamais à vous appuyer sur votre réseau de partenaires. Alors, bien sûr, vous vous dites sans doute que ça va les embêter, leur prendre du temps, et in fine être contre-productif. Pour éviter cet écueil, prévoyez un kit de communication pour vos partenaires.

Ce kit vous permet de mieux piloter la communication indirecte. Il doit/peut comporter :

  • Des bannières pour les réseaux sociaux qui présentent l’événement
  • Des courriels types que vos partenaires peuvent envoyer à leur base de contacts
  • Une stratégie définie de partage commun sur les réseaux sociaux

6. Faire des rp

Depuis l’avènement d’internet, il est à la mode de sous-estimer le pouvoir des médias traditionnels. Ce n’est pourtant pas un hasard si l’on appelle la presse « le quatrième pouvoir » !

N’oubliez donc surtout pas d’user des relations publiques et d’annoncer l’événement dans la presse via un communiqué de presse.

Et renforcez cette annonce éditoriale par des tribunes dans les médias spécialisés.

Pendant l’événement

Votre événement est annoncé, il commence, le succès est au rendez-vous… ne considérez surtout pas que le plus dur est fait. Arrêter la communication à ce moment-là, c’est comme croire que le voyage est fini alors que vous êtes à peine sorti de chez vous.

Le succès d’un événement ne se mesure pas dans les premiers instants. Il est essentiel de ne jamais s’arrêter de faire le buzz durant toute la durée de l’événement.

Et pour ça il vous faut impliquer au maximum vos partenaires et, si possible, les participants non-partenaires et les influenceurs. Comment ?

En recueillant un maximum de témoignages et en les relayant tous azimuts dans la presse et sur les réseaux sociaux. Les récits positifs d’expériences vécues valent de l’or : ils permettent de se projeter, de créer l’envie, de faire parler.

7. Créer un hashtag pour que tous les participants communiquent

En plus de cette communication directe, développez une communication indirecte en encourageant les participants, qu’ils soient ou non partenaires, à communiquer eux aussi.

Pour les aider dans cette tâche, créez un hashtag dédié à votre événement.

8. Créer des contenus partageables facilement

Toujours dans le but de faciliter la communication indirecte, réalisez des contenus partageables facilement.

Ces contenus peuvent prendre diverses formes sur les différents supports de communication :

  • Vidéos
  • Visuels sans message explicite, intrigants
  • Visuels avec message explicite, informatifs
  • Interviews
  • Teasers

Outre qu’ils constituent une incitation tacite à communiquer à l’attention de chaque participant, ces contenus viennent s’ajouter à ceux que vous avez préalablement créés et diffusés sur votre site.

9. Offrir des kits partageables sur les réseaux sociaux

Enfin, pour accentuer encore la motivation qu’auront les participants à communiquer, n’hésitez pas à concevoir et mettre à leur disposition des kits partageables.

Ces petits cadeaux, genre goodies, doivent être aisément partageables sur les réseaux sociaux. Ils permettent à chacun de dire « j’y étais » et créent un sentiment de groupe, d’appartenance.

Ou comment devenir « the place to be ».

Après l’événement

Ça y est, l’événement est terminé… la communication aussi ? Toujours pas ! Pour être efficace, la communication doit être pérenne. Car le buzz peut retomber comme un soufflé.

Un événement passé est un événement dont il faut écrire l’histoire, ressortir les points forts, les mettre en avant.

10. Créer une vidéo souvenir ou replay

En premier lieu, et pour compléter idéalement les teasers, réalisez (ou faites réaliser si vous n’avez pas les ressources en interne) une vidéo souvenir. Vous pouvez lui substituer – ou mieux : la compléter par – un replay des moments les plus mémorables de l’événement.

La diffusion de ce ou de ces contenus sera génératrice de deux sentiments leviers : plaisir pour ceux qui y étaient, envie pour les autres.

11. Mettre à disposition les slides et les présentations

Le sentiment, c’est fait… mais c’est un événement professionnel : au-delà du sentiment, le contenu est primordial.

Pensez donc à mettre à disposition de chaque participant – ou de certains si vous voulez sélectionner des « happy few » – les slides et les présentations.

Cette mise à disposition peut se faire de diverses manières, cumulables les unes avec les autres :

  • Sur votre site
  • Par lien envoyé par mail sur demande
  • Par lien envoyé par mail automatiquement

Vous renforcez ainsi la professionnalisation de l’événement passé. C’est une garantie de sérieux : de votre événement, il reste quelque chose de concret

12. Partager les “metrics” de l’événement

On le sait, les clients et les prospects sont friands de “metrics”.
Car les chiffres ne mentent pas, rien de mieux pour mesurer efficacement le succès d’un événement.
Voici, à titre d’exemple, une liste non exhaustive des “metrics” sur lesquels vous pouvez communiquer (à vous bien sûr de choisir ce qui vous met le plus en valeur) :

  • Nombre de visiteurs uniques
  • Nombre de visiteurs simultanés
  • Durée de connexion par utilisateur
  • Nombre de stands visités
  • Nombre de contacts créés
  • Nombre de présentations vues
  • Nombre de d’heures de conversation

13. Faire des vidéos de témoignages (clients/prospects)

Et pour combiner et fédérer le sentiment d’appartenance avec la professionnalisation de l’événement passé, rien ne vaut les témoignages. Vous avez vu qu’il était important de réaliser des vidéos de témoignages pendant l’événement. Il l’est tout autant d’en réaliser d’autres après. Car en plus du ressenti immédiat, ces témoignages apportent une analyse a posteriori et font ressortir les conséquences positives de l’événement.

Ces vidéos présentent en outre un double avantage :

  • Ceux qui témoignent se sentent alors importants, ce qui cimente la forme de partenariat tacite que vous avez essayé de mettre en place (et réussi, si vous avez suivi nos conseils).
  • Ceux qui découvrent les témoignages se projettent. « Et si, la prochaine fois, c’était moi ? » se disent-ils.

Car le témoignage de quelqu’un qui a vécu une expérience réussie permet de lever les freins des prospects.

14. Créer des contenus sur votre site

Enfin, parce que votre site est votre vitrine, l’image de l’entreprise, et que ce que vous montrez, c’est ce que vous voulez mettre en avant, ce que l’on retient de vous, n’oubliez surtout pas de mettre des contenus sur votre site. Les contenus que vous fournissez aux partenaires, bien sûr, mais aussi d’autres, dont vous vous réservez l’exclusivité.

Si vous avez suivi ce pas-à-pas, vous avez communiqué efficacement sur votre événement virtuel. Ce dernier a donc non seulement été un succès, mais il est surtout l’annonciateur de réussites futures. Il est la première brique d’un long chemin parsemé de nombreux et mémorables événements virtuels… sur lesquels, à coup sûr, vous ne manquerez pas de communiquer efficacement !

Vous souhaitez vous aussi organiser un événement virtuel réussi ? Venez découvrir notre solution d’événements digitaux.