Qu’est-ce qu’un événement virtuel ?

Mai 31, 2021 | Événement virtuel

Événement virtuel, en ligne, digital… ces termes sont devenus, depuis le début de la crise sanitaire, familiers à tous. Mais êtes-vous bien sûr de comprendre ce que renferment ces appellations ? De connaître leurs différences, de savoir comment les organiser ? Petit tour d’horizon du nouveau monde de l’événementiel.

Evénement digital : définition

Un événement digital est un événement qui réunit en ligne un public donné. Il reprend les codes des événements physiques et leur additionne les nombreux avantages des outils numériques, tels que la possibilité de se connecter de n’importe tout dans le monde….

Communiquer, présenter, informer, fédérer, divertir…quelle que soit la finalité, l’idée première est toujours la même : se réunir via internet. Se retrouver ensemble.

A l’origine, la seule différence entre un événement classique (« présentiel » comme on dit aujourd’hui) et un événement virtuel, c’est qu’alors que le premier nécessite une présence physique des utilisateurs, le second se déroule dans un environnement en ligne que ceux-ci rejoignent depuis leurs ordinateurs, tablettes, et autres devices. 

Les différentes solutions sont aujourd’hui étoffées de fonctionnalités qui rendent les outils davantage collaboratifs et améliorent encore le parcours et l’expérience client. 

A l’instar de son grand frère présentiel, l’événement virtuel regroupe sous son appellation quantité de types d’événements différents.

Quels sont les différents types d’événements virtuels ?

Comme le dit l’expression consacrée : “the sky is the limit”. Les évolutions techniques permettent à peu près tout. On peut organiser en virtuel les mêmes événements qu’en physique, bien sûr… mais aussi certains événements qui ne sont réalisables qu’en digital (des salons immersifs, des webinaires etc.).
La liste est donc loin d’être exhaustive, mais on distingue principalement :

  • Des salons virtuels, permettant à différents exposants de développer leur stratégie de communication auprès d’un large public
  • Des conférences virtuelles, ou digital learning, durant lesquelles un ou plusieurs experts s’expriment sur un sujet donné, à des fins de communication et/ou de pédagogie
  • Des séminaires virtuels, donnant la possibilité à des entreprises, des associations ou des groupements de réunir leurs forces vives, par exemple pour développer le team building comme le ferait une soirée d’entreprise 
  • Des assemblées virtuelles, rendant possibles des réunions nécessaires pour la bonne marche d’une association, d’une entreprise ou d’un groupement, d’avoir lieu. La transformation digitale permet alors de piloter son entité à distance.

Pourquoi digitaliser mes événements ?

De nos jours la question peut sembler anachronique. Elle mérite pourtant d’être posée afin de ne pas sacrifier aveuglément à un quelconque effet de mode. « Chacun a ses raisons » disait Jean Renoir dans « La Règle du jeu ». Voici les trois principales qui légitiment, même aux yeux des plus réticents, l’existence des événements virtuels :

1. Raisons sanitaires

A moins que vous ne débarquiez d’une lointaine planète ou bien que vous ayez hiberné depuis fin 2019, alors vous savez forcément que la pandémie Covid-19 a considérablement bouleversé les habitudes de chacun.
Dans bon nombre de pays du globe, les confinements sont comme les épisodes de Rocky : on ne les compte plus. Un drame pour les agences d’événementiel, et un casse-tête pour les entreprises, associations ou groupements qui sont tenues réglementairement de réunir tout ou partie de leurs membres lors d’assemblées, de conseils d’administrations, de comités directeurs et consorts. Lorsque la loi d’un côté vous impose de vous rassembler et de l’autre vous l’interdit, que faire ? Face à l’impossibilité ou la difficulté de se réunir physiquement, avoir une stratégie digitale forte apporte une alternative crédible. Et ce d’autant plus que la crise va fatalement laisser des traces. Même après un assouplissement pérenne des règles, la réticence de se retrouver dans une foule change nos habitudes. Or, devant son écran, pas de danger.
D’autant que certaines solutions offrent un étonnant sentiment de présence virtuelle. Elles utilisent pour cela différentes méthodes, à l’efficacité scientifiquement prouvée, telles que des avatars photoréalistes qui vous ressemblent et se déplacent dans de beaux environnements, ou encore le son spatialisé pour parler avec les autres visiteurs.

2. Raisons économiques

Annuler un salon, un séminaire ou un congrès a un coût. Et devoir en annuler plusieurs d’affilée peut s’avérer une catastrophe économique pour les organisateurs. Quant à l’option « report », elle s’avère terriblement dépendante des vagues du virus, et donc fort aléatoire. Depuis l’automne 2020, déjà, l’Union française des métiers de l’événement tire la sonnette d’alarme : du fait des différents confinements, les reports et les annulations se comptent par centaines. Et les conséquences économiques, pour les entreprises du secteur, en milliards d’euros. Le manque de visibilité sur l’avenir renforce encore l’attractivité du digital : un événement en ligne ne risque pas de s’annuler. Au point que certains professionnels, qui tentent tout de même de programmer des événements « en présentiel », les couplent, pour plus de sécurité, d’une version à distance. Ces organisations hybrides sont-elles à même de rendre, à terme, la solution digitale pérenne ?

3. Raisons environnementales

C’est sans doute LA raison qui pourrait faire répondre par l’affirmative à la question ci-dessus. Parce qu’il n’est pas indexé sur les différentes vagues du virus, les confinements ou les restrictions, l’argument écologique peut pérenniser l’organisation d’événements à distance. L’organisation d’un salon classique impose un grand nombre de déplacements. Bon nombre de ces déplacements se font par des moyens de locomotion carbonés, donc extrêmement polluants. 

Le site Greenspector calcule depuis 2020 les bilans carbones comparés de différentes solutions de visioconférence et des mêmes rencontres effectuées “en présentiel”. Son bilan est édifiant.
Appliquer le même mode de calcul aux événements virtuels l’est plus encore. Jugez plutôt : 

Bilan carbone d’un événement de 1000 personnes en présentiel, faisant en moyenne 100 km de trajet et passant en moyenne 5 heures dans l’événement :
1000 personnes * 100 km * 100 g = 10 tonnes de CO2
Bilan carbone du même événement en virtuel (avec la solution Teemew) :
1000 personnes * 300 minutes * 1 g = 300 kg de CO2 = 0,3 tonne de CO2, soit plus de 30 fois moins qu’en présentiel.
Si l’événement accueille 100 personnes et que celles-ci passent un peu plus de trois heures dans l’événement, le ratio est encore plus en faveur du digital : 20 kg contre 1 tonne de CO2. 

En résumé : se réunir à distance pollue moins que de se déplacer.

Comment organiser mon événement digital ?

Imaginez : vous souhaitez organiser un événement, quel qu’il soit. Après avoir été, pour des raisons diverses, contraint de reporter votre salon ou votre séminaire un nombre de fois conséquent, vous décidez d’organiser un événement digital (ou a minima d’assurer le coup avec une version hybride, moitié présentielle, moitié digitale). Comment vous y prendre ?

La préparation de votre événement

C’est connu, la préparation prime l’action. Un bon événement, qu’il soit digital ou présentiel, est donc un événement bien préparé. La base, c’est, comme vous le faites d’habitude, de bien identifier vos besoins, ou les besoins de votre client. 

Cerner l’impératif auquel l’événement va répondre : est-ce une convention, une assemblée, un salon ? L’objectif est-il d’informer, de communiquer, de divertir, de mobiliser ? Ces bases posées, il faut ensuite déterminer le nombre de visiteurs attendus et l’organisation interne de l’événement : s’il y a des conférences, des ateliers, des stands, en déterminer le nombre, les dates, les contenus et les intervenants. Car pas question de laisser ces derniers seuls dans un univers digital qu’ils découvrent, la formation à l’outil (voir plus bas) est essentielle à la réussite de l’entreprise. 

Bien entendu, au préalable, vous aurez contacté l’une des entreprises qui proposent des solutions digitales et, surtout, déterminé la date à laquelle vous souhaitez que votre événement soit en ligne. En effet, plus le délai sera court, plus l’organisation sera dense. Et vous vous dirigerez alors vers quelques solutions « clés en main », quitte à sacrifier quelques désirs sur l’autel de la faisabilité. 

Car même si le digital peut rendre l’impossible réalisable et qu’un écosystème personnalisé par un designer sublimera votre expérience, n’oubliez pas que le virtuel ne déroge pas à la règle éternelle : une solution sur-mesure prend toujours plus de temps et coûte plus d’argent qu’une solution clés en main. 

La communication de votre événement

Une fois ces bases posées, vient la deuxième étape, à laquelle vous êtes probablement rompu : la communication. Un événement dont personne n’entend parler est un événement raté, aussi beau et interactif soit-il. Comment faire savoir votre nouveau savoir-faire ? De la manière la plus classique qui soit ! 

Si vous êtes actif sur les réseaux sociaux (et, professionnellement, vous avez tout intérêt à l’être), pratiquez bien sûr le social advertising, qui consiste à faire des posts sponsorisés sur les réseaux sociaux. Postez et partagez des annonces prévenant vos contacts que tel salon ou telle conférence aura bientôt lieu, en 100% digital ou en hybride. 

Complétez avec une campagne efficace de mailing, qui consiste à inviter par courriel quantité de vos prospects ou clients afin qu’ils viennent se rendre compte de visu de la réussite de votre solution (et ainsi, que ça leur donne des idées pour leurs événements à eux). Enfin, n’hésitez pas à demander à vos partenaires de communiquer eux aussi.

L’animation de votre événement

Maintenant que le salon, la conférence ou le séminaire est organisé, que vous avez efficacement communiqué dessus, reste à veiller qu’il se déroule au mieux. Qu’au sein de l’écrin préparé le bijou soit au rendez-vous. 

Le contenu, vous l’aurez pensé, imaginé, conçu, organisé. Mais il faut maintenant l’intégrer au mieux dans l’outil, apprendre aux animateurs à utiliser l’outil pour que tout soit fluide. Pour cela, appuyez-vous sur les professionnels auxquels vous aurez fait appel

Quantité d’entreprises dans le monde, et quelques-unes en France, proposent des solutions digitales. Les plus sérieuses d’entre elles proposent, en amont de l’événement, de former les exposants, les organisateurs et les orateurs, à l’animation en live des événements ou à l’intégration et la diffusion d’éléments pré-enregistrés. 

Vous pouvez également vous former vous-même (rien de tel pour répondre aux questions des clients) en assistant par exemple à des webinaires. Car n’oubliez jamais qu’un événement virtuel répond à des codes et obéit à des outils qui diffèrent sensiblement de l’organisation traditionnelle. Si votre savoir-faire est essentiel (nul ne connaît mieux votre client que vous), celui de votre partenaire technique l’est tout autant.

Comment entretenir les relations avec mes prospects après l’événement ?

Résumons : vous avez organisé pour vous ou pour un client un événement en ligne. Tout s’est très bien passé, les conférences ont été une réussite, les stands n’ont pas désempli, le public et le succès ont été au rendez-vous. Et après ?

La relation client ne s’arrête pas à l’événement. Deux types de prospections commerciales principales s’offrent alors à vous.

  • Les clients potentiels : soit ils sont venus voir l’événement en ligne – et ils ont donc pu juger par eux-mêmes de sa réussite – soit ils en ont entendu parler par votre communication efficace. Dans l’un ou l’autre des cas, c’est à vous à présent à lever les dernières barrières, à bien écouter leurs besoins et à les conseiller efficacement.
  • Le client pour lequel l’événement a été organisé ou, si vous êtes l’organisateur, les partenaires qui y ont participé : tout à leur satisfaction, ils peuvent intégrer dans leur planning l’organisation de futurs événements en digital ou en hybride. Ils peuvent également être intéressés par la mise en place d’un lieu virtuel pérenne, voire permanent.

A ces prospects viennent s’ajouter tous ceux, visiteurs ou exposants, qui auront apprécié l’expérience digitale et tous ceux qui en auront simplement entendu parler. Comprenant que l’événement auquel ils viennent d’assister (ou dont ils ont pris connaissance) constitue un média de communication et de marketing très impactant pour l’entreprise organisatrice, ils se prennent à rêver. Et pourquoi pas eux ?  

Vous l’avez compris, les outils numériques révolutionnent le monde de l’événementiel. La distance n’est plus un frein au relationnel avec l’apparition d’un nouveau sentiment : la présence virtuelle.
Venez en faire l’expérience et découvrir notre solution d’événements digitaux.