Les avancées technologiques et la multiplication des nouveaux usages ont provoqué un véritable boom des besoins en solutions virtuelles. Ce bouleversement soulève quantité de nouvelles questions : quels événements peut-on transposer ? Sont-ils tous transposables ? Quels avantages comparés aux évènements physiques ? Quelles sont les nouvelles possibilités offertes par le digital ? Vous avez des questions, nous avons les réponses.
Les événements d’entreprise
Les besoins des entreprises en solutions digitales sont nombreux, en interne comme en externe : communication, réunions, organisation, relations clients, vie de l’entreprise, pour ne citer que quelques exemples.
L’organisation en virtuel de chacun de ces événements est souvent plus facile à mettre en place, moins onéreuse et plus éco-responsable qu’en présentiel.
Surtout, le digital permet à l’entreprise de poursuivre quoiqu’il arrive son activité, sa communication, ses relations extérieures, ses activités sociales, et souvent avec certaines plus-values.
Au-delà de cette transformation nécessaire et parfois dans l’urgence, ces étapes franchies posent les jalons d’un parcours sans retour, un nouveau paradigme. Mettre en œuvre ces solutions ne garantit pas seulement la continuité de l’entreprise, elle permet une accélération de son déploiement dans la dimension digitale, le nouveau continent, cette Terra presque incognita.
1.1 Événements pour l’interne
Dans leurs applications internes, les événements virtuels permettent aussi bien de maintenir la communication intra-entreprise que sa vitalité et son maintien structurel. C’est véritablement la colonne vertébrale de l’organisation qui est en jeu. En outre, la planification est naturellement facilitée par le fait de ne pas avoir à trouver de lieu physique et évite de dépendre des agendas des uns et des autres. Si les événements sont virtuels, les gains, eux, sont bien réels.
- Les salons virtuels offrent la possibilité aux exposants de développer leur communication auprès d’un public élargi mais également de clients potentiels. Les moyens actuels peuvent procurer un vrai sentiment de réalisme à des déploiements qui pouvaient sembler artificiels il y a encore peu de temps.
- Séminaires, soirées et anniversaires d’entreprise virtuels contribuent à la bonne image de la structure, renforcent la cohésion des équipes et contribuent à atténuer les effets secondaires du télétravail comme le sentiment de solitude et l’anorexie sociale. Ou comment accentuer la dimension thérapeutique du team building.
- Les assemblées virtuelles rendent possible des réunions nécessaires à la bonne marche de l’entreprise, sous forme d’assemblées générales, par exemple. Elles sont également susceptibles de “huiler” certains aspects sensibles comme la prise et le temps de parole des intervenants.
- Les espaces individualisés donnent à l’entreprise de nouvelles possibilités pour des réunions d’investisseurs ou de clients actuels ou potentiels. Dans ce contexte, le réalisme et la qualité de ces espaces peuvent être de véritables atouts en termes de mise en confiance et de crédibilité.
1.2 Evénements pour l’externe
Les événements d’entreprise tournés vers l’extérieur ont vocation à lui servir de porte-voix, maintenir et assoir sa présence auprès de divers publics, matérialiser son dynamisme et faire connaître ses réalisations et ses nouveautés. En prime, la portabilité de ces événements permet une accessibilité potentiellement universelle qui augmente leur portée et leur efficacité.
- Les conférences de presse, confèrent une visibilité médiatique à l’entreprise et offrent un support adapté à sa communication externe.
- Les conférences virtuelles, ou digital learning, relaient des avis d’experts sur un sujet donné, à des fins de communication et/ou de pédagogie.
- Le lancement de produits en virtuel profite des vastes possibilités de diffusion offertes par les réseaux sociaux et les médias en ligne auprès d’audiences larges ou ciblées, elles-mêmes susceptibles de les relayer à nouveau et produire un effet boule de neige.
- Les salons virtuels dédiés à l’emploi par exemple, constituent un moyen pratique de rencontrer des candidats de tous horizons dans un cadre dédié et contrôlé.
- Les showrooms dans lesquels l’entreprise fait découvrir ses offres et ses produits par le biais de médias interactifs ou d’objets virtuels en 3D.
Evénements grand public
Les événements virtuels grand public permettent de diffuser massivement les messages de l’entreprise, cultiver et enrichir une image publique plus moderne et plus responsable. Car le digital suppose souvent des coûts réduits et une empreinte carbone plus faible. On assiste à une demande de plus en plus accrue d’événements culturels virtuels. Demande qui s’accompagne d’une grande amélioration de l’offre. L’essor des technologies immersives, notamment, permet des expériences et des ressentis plus marquants que les événements traditionnels.
- Il existe un nombre de plus en plus important de concerts, festivals, expositions et visites virtuelles de musées ou de monuments. On s’aperçoit que la dimension immersive occasionne de vrais moments de saisissement et de jubilation. L’entreprise trouve donc là d’excellentes occasions pour son mécénat.
- Inaugurations et journées portes ouvertes virtuelles permettent à telle ou telle organisation de rester ouverte et vivante en permanence, faisant fi des contraintes de distance ou de temporalité.
- Les conventions virtuelles autour de thèmes fédérateurs génèrent un véritable brassage de visiteurs et d’intervenants, décorrélé en apparence de l’activité ou de la nature de l’entreprise. Celle-ci en tire de nombreux bénéfices, que ce soit pour son image publique ou la mise en valeur de son action et des collaborateurs impliqués.
Pour aujourd’hui et pour demain
Les événements virtuels ne sont donc ni une mode ni un gadget : ils constituent une solution pérenne. Ils permettent à l’entreprise ou à l’organisation la possibilité d’être en phase avec l’évolution des usages et – grâce aux possibilités nouvelles et variées offertes par les technologies de pointe – d’en dépasser même les attentes.
En somme, s’inscrire dans un futur déjà omniprésent, sans rien lui sacrifier.